Assistente de Operações Administrativas

4904BR

Assistente de Operações Administrativas

Aga Khan Foundation

The position

A Fundação Aga Khan está a recrutar um/uma assistente para integrar a sua equipa nos escritórios de Lisboa.A posição de Assistente de operações administrativas tem como objetivo assegurar o apoio administrativo, logístico e operacional ao funcionamento da organização, contribuindo para a eficiência dos processos internos, a boa gestão das instalações e recursos, bem como o suporte às atividades institucionais, garantindo elevados padrões de organização, qualidade e serviço.

Apoio Administrativo

• Prestar apoio administrativo transversal às diferentes áreas da organização.
• Organizar, arquivar e manter atualizado o arquivo físico e digital.
• Gerir correspondência, encomendas e documentação administrativa.
• Atender e encaminhar chamadas telefónicas, assegurando um atendimento profissional.
• Preparar documentação de suporte para reuniões, auditorias e outras atividades institucionais.
• Atualizar registos, bases de dados e documentação administrativa.
• Elaborar relatórios simples e apoiar a organização documental.

Gestão de Escritório e Instalações

• Assegurar o bom funcionamento diário dos escritórios e instalações.
• Garantir espaços organizados, limpos, seguros e funcionais.
• Identificar necessidades de manutenção preventiva e corretiva, articulando com fornecedores.
• Gerir o inventário de mobiliário, equipamentos, consumíveis e economato.
• Efetuar pedidos de aquisição e acompanhar a reposição de stocks.
• Apoiar o funcionamento de impressoras e equipamentos partilhados, em articulação com o Departamento de TIC.
• Responder às solicitações internas relacionadas com instalações e operações.

Gestão de Salas e Apoio Logístico

• Preparar salas para reuniões, formações, workshops e eventos.
• Assegurar a disponibilidade de mobiliário, equipamentos audiovisuais e materiais de apoio.
• Apoiar a montagem, reorganização e preparação dos espaços.
• Garantir a organização dos espaços após a sua utilização.
• Apoiar a logística de eventos, visitas institucionais, coffee breaks, catering e outros serviços.

Coordenação de Serviços Externos

• Acompanhar serviços de limpeza, segurança, manutenção e outros prestadores.
• Receber fornecedores e acompanhar a execução dos serviços contratados.
• Apoiar a gestão dos contratos associados ao funcionamento das instalações.

Gestão da Frota Automóvel

• Coordenar a utilização da frota.
• Agendar revisões, inspeções, manutenções e reparações.
• Assegurar a gestão da documentação obrigatória dos veículos.
• Monitorizar a utilização e os custos associados.

Gestão de Viagens

• Organizar viagens nacionais e internacionais para colaboradores e visitantes.
• Efetuar reservas de transporte, alojamento e outros serviços.
• Preparar itinerários e documentação necessária.
• Apoiar os processos administrativos relacionados com as deslocações.

Competências

• Elevada capacidade de organização, planeamento e adaptação.
• Capacidade para gerir informação confidencial com discrição e profissionalismo.

The requirements

• Elevada capacidade de organização e planeamento.
• Elevado sentido de responsabilidade e atenção ao detalhe. Capacidade para gerir múltiplas prioridades em simultâneo.
• Orientação para o serviço e para a resolução de problemas.
• Proatividade e autonomia.
• Boa capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Espírito de equipa e capacidade de colaboração transversal.

Requisitos Preferenciais

• Formação em Secretariado, Administração, Gestão, Logística ou área similar.
• Experiência profissional em funções administrativas, Office Management, Facilities Management ou apoio operacional.
• Bons conhecimentos das ferramentas Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams).
• Boa capacidade de organização documental e gestão administrativa.
• Português fluente.
• Inglês de nível intermédio/avançado (**mínimo B2**).
• Carta de condução (preferencial).

A Fundação Aga Khan Portugal promove a igualdade de oportunidades, investindo num ambiente livre de discriminação, no qual as decisões são baseadas nas necessidades técnicas e nas qualificações individuais, sem distinção da origem cultural, étnica e social, identidade de género e expressão de género, idade, características físicas, religião, orientação sexual, ou qualquer outro estatuto protegido legalmente.A Fundação Aga Khan Portugal reconhece a importância da salvaguarda do bem-estar e está empenhada em assegurar a proteção e segurança de beneficiários (crianças, jovens e adultos em situação de vulnerabilidade acrescida), funcionários, e a organização como um todo, em relação a danos, diretos ou indiretos, intencionais ou resultantes de consequências não intencionais, existindo uma política de tolerância zero ao assédio sexual.

Sector

Social Development

About the Agency

The Aga Khan Foundation is a leading global development organisation working to tackle the root causes of poverty. For more than 50 years, we have helped create strong community institutions that support sustainable, locally driven initiatives to improve the lives of millions of people. By combining local knowledge with global best practices, we strive to bring about transformative and long-lasting improvements to quality of life.

Working alongside the agencies of the Aga Khan Development Network and through partnerships with local communities, civil society and business as well as governments and international aid agencies, we are building a future where we all thrive together.

Region: Europe

Location: Portugal

Salary: Salary and package to attract the best candidate

Job Expires

31-Jul-2026

Assistente de Operações Administrativas | AKDN